Fortgeschrittene Übung 3: Stakeholder-Krisenkommunikation bei Forschungsunfall

Schwierigkeitsgrad: Fortgeschritten

Szenario

Im Zentrum für Digitale Transformation (ZDT) ist es zu einem Sicherheitsvorfall gekommen: Bei Experimenten mit einem neuen Batteriesystem ist es zu einer kleinen Explosion gekommen, die einen Laborbereich beschädigt und zwei Mitarbeiter leicht verletzt hat. Obwohl keine ernsthafte Gefahr bestand, muss das Institut schnell und professionell kommunizieren, um Vertrauen zu erhalten und Spekulationen zu vermeiden. Als Kommunikationsverantwortlicher musst du verschiedene Stakeholder zeitnah und angemessen informieren.

Lernziele

Schnelle, klare Krisenkommunikation für wissenschaftliche Einrichtungen entwickeln
Konsistente Botschaften über verschiedene Stakeholder-Gruppen hinweg formulieren
Balance zwischen Transparenz, Verantwortung und Reputationsschutz finden
Unterschiedliche Kommunikationskanäle und -stile für verschiedene Zielgruppen nutzen

Aufgaben

1. Kommunikationsstrategie-Entwicklung

Entwickle zunächst eine kurze Strategie für deine Krisenkommunikation:

Welche Schlüsselbotschaften müssen vermittelt werden?
Welche Stakeholder-Gruppen müssen informiert werden und in welcher Priorität?
Welche Tonalität ist für eine Forschungseinrichtung angemessen?
Welche Kommunikationskanäle sollten genutzt werden?

Erstelle eine kurze Strategie-Skizze (ca. 200-250 Wörter).

2. Interne Mitteilung an alle Mitarbeiter

Erstelle einen Prompt für eine E-Mail an alle Institutsmitarbeiter. Die E-Mail sollte:

Die Situation transparent und ohne Panik zu verbreiten erklären
Sicherheitsmaßnahmen und nächste Schritte kommunizieren
Das Vertrauen in die Sicherheitsstandards des Instituts stärken
Anweisungen für den Umgang mit externen Anfragen geben
Einen Ansprechpartner für interne Fragen nennen

3. Pressemitteilung für Medien

Entwickle einen Prompt für eine offizielle Pressemitteilung, die:

Proaktiv über den Vorfall informiert, bevor Spekulationen entstehen
Die Fakten klar und sachlich darstellt
Die Sicherheitsmaßnahmen und Professionalität des Instituts betont
Zitate der Institutsleitung und ggf. von Sicherheitsexperten enthält
Für Wissenschaftsjournalisten und lokale Medien geeignet ist

4. Stakeholder-Brief an Kooperationspartner

Erstelle einen Prompt für einen Brief an wichtige Industriepartner und Förderer, der:

Vertrauen in die Forschungsqualität und -sicherheit aufrechterhält
Die Auswirkungen auf laufende Projekte realistisch einschätzt
Proaktive Maßnahmen zur Verbesserung der Sicherheit kommuniziert
Die langfristige Zusammenarbeit bekräftigt
Einen direkten Ansprechpartner für Rückfragen benennt

Entwickle einen Prompt für eine koordinierte Social Media Kommunikation, die:

Schnell auf mögliche Gerüchte oder Falschinformationen reagiert
Eine einheitliche, sachliche Darstellung über alle Kanäle gewährleistet
Die Transparenz und Verantwortung des Instituts unterstreicht
Geeignete Tonalität für LinkedIn, Twitter und die Website findet

Lösungsansatz

Kommunikationsstrategie-Skizze:

Krisenkommunikation: Strategieansatz für Laborunfall am ZDT

Schlüsselbotschaften:
1. Transparenz: Vollständige, proaktive Information über den Vorfall
2. Sicherheit: Sofortige Maßnahmen zum Schutz aller Beteiligten wurden eingeleitet
3. Professionalität: Etablierte Notfallprozeduren haben funktioniert
4. Verantwortung: Umfassende Untersuchung und Verbesserung der Sicherheitsmaßnahmen
5. Kontinuität: Forschungsarbeit wird unter erhöhten Sicherheitsstandards fortgesetzt

Stakeholder-Prioritäten:
1. Mitarbeiter (höchste Priorität - Sicherheit und Information)
2. Behörden und Aufsichtsstellen (rechtliche Verpflichtungen)
3. Medien und Öffentlichkeit (Reputationsschutz durch proaktive Kommunikation)
4. Kooperationspartner und Förderer (Vertrauen in Projektfortsetzung)
5. Wissenschaftliche Community (fachliche Glaubwürdigkeit)

Tonalität:
- Sachlich und transparent, aber nicht dramatisierend
- Verantwortungsbewusst ohne Schuldzuweisungen
- Professionell und wissenschaftlich fundiert
- Empathisch gegenüber den betroffenen Mitarbeitern
- Zukunftsorientiert und lösungsfokussiert

Kommunikationskanäle:
- Interne E-Mail (sofort, detailliert)
- Pressemitteilung (binnen 4 Stunden, proaktiv)
- Stakeholder-Briefe (binnen 24 Stunden, persönlich)
- Social Media (reaktiv, aber vorbereitet)
- Website (zentrale Informationsquelle)

Prompt für interne Mitarbeiter-E-Mail:

Erstelle eine transparente, aber beruhigende E-Mail an alle Mitarbeiter des Zentrums für Digitale Transformation bezüglich eines Sicherheitsvorfalls im Batterielabor. Die E-Mail soll heute um 14:00 Uhr verschickt werden, 2 Stunden nach dem Vorfall.

Wichtige Fakten zum Vorfall:
- Heute um 12:15 Uhr kam es bei Experimenten mit Lithium-Ionen-Batterien zu einer kleinen Explosion
- Zwei Mitarbeiter (Dr. Weber und Techniker Müller) wurden leicht verletzt (Schürfwunden, vorsorglich ins Krankenhaus)
- Labor B-204 ist vorübergehend gesperrt, keine Gefahr für andere Bereiche
- Feuerwehr und Rettungsdienst waren vor Ort, Entwarnung um 13:30 Uhr
- Ursache wird untersucht, vorläufig Verdacht auf Überhitzung durch Materialfehler
- Alle Sicherheitsprotokolle haben funktioniert, Evakuierung verlief planmäßig

Zusätzliche Informationen:
- Institutsleiter Prof. Dr. Hartmann leitet persönlich die Untersuchung
- Externe Sicherheitsexperten werden hinzugezogen
- Alle ähnlichen Experimente sind vorübergehend ausgesetzt
- Psychologische Betreuung für betroffene Mitarbeiter verfügbar
- Ansprechpartner für interne Fragen: Dr. Fischer (Sicherheitsbeauftragte)
- Medienanfragen nur über die Pressestelle (presse@zdt-forschung.de)

Die E-Mail sollte:
- Einen klaren, informativen Betreff haben
- Transparent über den Vorfall informieren, ohne zu dramatisieren
- Das Vertrauen in die Sicherheitsmaßnahmen stärken
- Klare Anweisungen für den Umgang mit externen Anfragen geben
- Empathie für die betroffenen Kollegen zeigen
- Die Professionalität des Instituts unterstreichen
- Ca. 300-350 Wörter umfassen

Tonalität: Sachlich, transparent, beruhigend, aber den Ernst der Lage angemessen darstellend. Unterschrift: Prof. Dr. Michael Hartmann, Institutsleiter

Prompt für Pressemitteilung:

Erstelle eine professionelle Pressemitteilung für Medien über einen Sicherheitsvorfall am Zentrum für Digitale Transformation. Die Mitteilung soll proaktiv informieren und die Professionalität des Instituts unterstreichen.

Wichtige Fakten:
- Heute, 15. August 2025, um 12:15 Uhr: Explosion bei Batterieexperimenten im Labor
- Zwei Mitarbeiter leicht verletzt, vorsorglich im Krankenhaus behandelt
- Keine Gefahr für Umgebung oder andere Institutsbereiche
- Sofortige Evakuierung und professionelle Notfallreaktion
- Ursachenuntersuchung läuft, Verdacht auf Materialfehler
- Alle Sicherheitsprotokolle haben ordnungsgemäß funktioniert

Kontext und Hintergrundinformationen:
- Das ZDT forscht seit 5 Jahren an nachhaltigen Energiespeichersystemen
- Über 200 Mitarbeiter, führend in der Batterieforschung
- Höchste Sicherheitsstandards, regelmäßige Audits
- Kooperationen mit BMW, Siemens und anderen Industriepartnern
- Förderung durch BMBF und EU-Programme

Die Pressemitteilung sollte:
- Journalistischen Standards entsprechen (W-Fragen, umgekehrte Pyramide)
- Proaktiv und transparent kommunizieren
- Die Sicherheitskompetenz des Instituts betonen
- Zitate von Prof. Dr. Hartmann (Institutsleiter) und Dr. Fischer (Sicherheitsbeauftragte) enthalten
- Kontaktdaten für Presseanfragen bereitstellen
- Ca. 350-400 Wörter umfassen
- Einen informativen Titel und Untertitel haben

Tonalität: Sachlich, professionell, transparent, verantwortungsbewusst. Keine Verharmlosung, aber auch keine Dramatisierung. Betonung der wissenschaftlichen Seriosität und Sicherheitskultur.

Zitat-Vorschläge:
- Prof. Hartmann: Zur Bedeutung der Sicherheit in der Forschung
- Dr. Fischer: Zu den funktionierenden Sicherheitsprotokollen

Kontakt: Pressestelle ZDT, Dr. Anna Meier, Tel: 030-98765432, presse@zdt-forschung.de

Prompt für Stakeholder-Brief:

Erstelle einen vertrauensbildenden Brief an wichtige Kooperationspartner und Förderer des Zentrums für Digitale Transformation bezüglich des heutigen Sicherheitsvorfalls. Der Brief soll das Vertrauen in die Forschungsqualität aufrechterhalten.

Empfänger:
- Industriepartner (BMW, Siemens, Bosch)
- Förderer (BMBF, EU-Kommission)
- Wissenschaftliche Kooperationspartner
- Aufsichtsrat und Beirat des Instituts

Wichtige Botschaften:
- Transparente Information über den Vorfall
- Betonung der funktionierenden Sicherheitssysteme
- Keine Auswirkungen auf laufende Kooperationsprojekte (außer temporäre Verzögerung in einem Teilbereich)
- Proaktive Maßnahmen zur weiteren Verbesserung der Sicherheit
- Bekräftigung der langfristigen Zusammenarbeit
- Verfügbarkeit für persönliche Gespräche

Zusätzliche Informationen:
- Alle anderen Laborbereiche arbeiten normal weiter
- Externe Sicherheitsaudit wird vorgezogen (von Oktober auf September)
- Investition in zusätzliche Sicherheitstechnik bereits genehmigt
- Internationale Sicherheitsexperten werden als Berater hinzugezogen
- Vollständiger Bericht wird in 2 Wochen vorliegen

Der Brief sollte:
- Einen persönlichen, aber professionellen Ton haben
- Das Vertrauen in die Forschungsexzellenz stärken
- Konkrete nächste Schritte aufzeigen
- Die Bedeutung der Partnerschaft betonen
- Einen direkten Ansprechpartner benennen
- Ca. 400-450 Wörter umfassen

Struktur:
1. Persönliche Anrede und sofortige Information über den Vorfall
2. Sachliche Darstellung der Fakten
3. Betonung der Sicherheitsmaßnahmen und -kultur
4. Auswirkungen auf Projekte (minimal)
5. Proaktive Verbesserungsmaßnahmen
6. Bekräftigung der Partnerschaft
7. Angebot für persönliche Gespräche
8. Persönlicher Abschluss

Tonalität: Vertrauensvoll, transparent, verantwortungsbewusst, zukunftsorientiert. Unterschrift: Prof. Dr. Michael Hartmann, Institutsleiter

Entwickle eine koordinierte Social Media Kommunikationsstrategie für das Zentrum für Digitale Transformation nach dem heutigen Laborunfall. Die Strategie soll proaktiv und transparent kommunizieren.

Plattformen und Zielgruppen:
- LinkedIn: Professionelle Community, Industriepartner, Wissenschaftler
- Twitter/X: Medien, Wissenschaftsjournalisten, breite Öffentlichkeit  
- Website: Zentrale, ausführliche Information für alle Stakeholder
- Instagram: Jüngere Zielgruppe, Nachwuchswissenschaftler

Kernbotschaften für alle Kanäle:
- Transparenz über den Vorfall
- Funktionieren der Sicherheitssysteme
- Professionelle Reaktion und Untersuchung
- Kontinuität der Forschungsarbeit unter erhöhten Sicherheitsstandards

Erstelle spezifische Posts für:

1. LinkedIn-Post (professionell, 150-200 Wörter):
   - Sachliche Information über den Vorfall
   - Betonung der Sicherheitskultur und -standards
   - Verweis auf vollständige Information auf der Website
   - Professioneller, vertrauenserweckender Ton

2. Twitter/X-Thread (3-4 Tweets):
   - Kurze, prägnante Information
   - Fakten ohne Dramatisierung
   - Verweis auf Pressemitteilung
   - Hashtags: #Forschungssicherheit #Transparenz #ZDT

3. Website-Statement (ausführlich, 300-400 Wörter):
   - Vollständige, detaillierte Information
   - Chronologie des Vorfalls
   - Sicherheitsmaßnahmen und nächste Schritte
   - Kontaktinformationen für verschiedene Stakeholder

4. Instagram-Story-Serie (3-4 Stories):
   - Visuell ansprechende, aber seriöse Darstellung
   - Fokus auf Sicherheitskultur und Teamzusammenhalt
   - Behind-the-scenes der Sicherheitsmaßnahmen
   - Weniger technische Details, mehr menschliche Aspekte

Allgemeine Richtlinien:
- Einheitliche Kernbotschaften über alle Kanäle
- Schnelle Reaktion auf Kommentare und Fragen
- Verweis auf offizielle Quellen bei Nachfragen
- Monitoring für Falschinformationen oder Gerüchte
- Regelmäßige Updates über den Untersuchungsfortschritt

Timing:
- Website-Update: Sofort nach Pressemitteilung
- LinkedIn: 2 Stunden nach Pressemitteilung
- Twitter: Parallel zur Pressemitteilung
- Instagram: Am Folgetag, nach Beruhigung der Situation

Die Kommunikation soll zeigen, dass das ZDT ein verantwortungsvoller, transparenter und sicherheitsbewusster Forschungspartner ist.

Reflexion zu Krisenkommunikation in der Wissenschaft:

Besondere Herausforderungen:

Wissenschaftliche Glaubwürdigkeit: Reputation ist in der Forschung besonders wichtig
Komplexe Stakeholder-Landschaft: Von Behörden über Förderer bis zur Öffentlichkeit
Technische Komplexität: Sachverhalte müssen für verschiedene Zielgruppen verständlich erklärt werden
Langfristige Auswirkungen: Vertrauensverlust kann jahrelange Kooperationen gefährden

Erfolgsfaktoren:

Proaktive Kommunikation: Selbst informieren, bevor andere spekulieren
Wissenschaftliche Präzision: Fakten korrekt und vollständig darstellen
Stakeholder-spezifische Ansprache: Verschiedene Informationsbedürfnisse berücksichtigen
Kontinuierliche Updates: Transparenz über den Untersuchungsfortschritt