Mittelschwere Übung 5: Event-Kommunikation für einen Projekttag

Schwierigkeitsgrad: Mittel

Szenario

Deine Schule plant einen thematischen Projekttag zum Thema “Digitale Bildung und Medienkompetenz”. An diesem Tag werden verschiedene Workshops, Vorträge und Mitmach-Stationen angeboten. Schüler, Lehrkräfte und externe Experten gestalten das Programm gemeinsam. Du bist verantwortlich für die Kommunikation rund um diesen Projekttag und musst verschiedene Materialien für unterschiedliche Zielgruppen und Kanäle erstellen.

Lernziele

Entwicklung einer kohärenten Kommunikationsstrategie für ein schulisches Event
Anpassung von Inhalten für verschiedene Zielgruppen und Kanäle
Erstellung verschiedener Kommunikationsmittel mit einheitlichem Kernbotschaften
Balance zwischen informativen und motivierenden Inhalten

Aufgaben

1. Kommunikationskonzept entwickeln

Erstelle zunächst ein übergreifendes Kommunikationskonzept für den Projekttag:

Definiere 3-4 Kernbotschaften, die in allen Kommunikationsmitteln vermittelt werden sollen
Identifiziere die verschiedenen Zielgruppen und ihre spezifischen Informationsbedürfnisse
Lege einen Zeitplan für die Kommunikation vor, während und nach dem Projekttag fest
Bestimme die zu nutzenden Kommunikationskanäle

2. Elterninformation erstellen

Entwickle einen Prompt für ein Elternanschreiben, das:

Die Bedeutung des Projekttags für die Bildung der Schüler erklärt
Praktische Informationen zum Ablauf enthält
Möglichkeiten zur Elternbeteiligung aufzeigt
Einen klaren Call-to-Action enthält

Erstelle einen Prompt für eine Serie von 3 zusammenhängenden Social-Media-Posts, die:

Neugier auf den Projekttag wecken
Die Highlights des Programms präsentieren
Zur Interaktion und Teilnahme motivieren
Visuell ansprechend und teilbar sind

4. Pressemitteilung formulieren

Entwickle einen Prompt für eine Pressemitteilung an lokale Medien, die:

Das Event im Kontext aktueller Bildungsthemen positioniert
Newsworthy Elemente hervorhebt
Zitate von Schulleitung und ggf. externen Partnern enthält
Eine prägnante Zusammenfassung des Projekttags bietet

5. Nachbereitung konzipieren

Erstelle einen Prompt für Kommunikationsmaterialien zur Nachbereitung des Events:

Ein Dankesschreiben an alle Beteiligten
Einen Nachbericht für die Schulwebsite
Content-Ideen zur Dokumentation der Ergebnisse
Ideen zur Verstetigung des Themas in der Schulkommunikation

Lösungsansatz

Beispiel für ein übergreifendes Kommunikationskonzept:

Kernbotschaften:

Medienkompetenz ist eine Schlüsselqualifikation für die Zukunft unserer Schüler
Unser Projekttag verbindet Theorie und Praxis durch interaktive Workshops und Expertenwissen
Digitale Bildung ist ein gemeinsames Anliegen von Schule und Elternhaus
Wir gestalten aktiv den verantwortungsvollen Umgang mit digitalen Medien

Zielgruppen und Informationsbedürfnisse:

Schüler: Praktische Informationen zum Programm, Motivation zur aktiven Teilnahme
Eltern: Pädagogischer Mehrwert, organisatorische Details, Beteiligungsmöglichkeiten
Lehrkräfte: Detaillierter Ablaufplan, Rollen und Verantwortlichkeiten
Lokale Öffentlichkeit: Innovativer Bildungsansatz der Schule, gesellschaftliche Relevanz
Projektpartner: Wertschätzung der Kooperation, Sichtbarkeit ihrer Beteiligung

Zeitplan:

4 Wochen vorher: Erste Ankündigung, Save-the-Date
2 Wochen vorher: Detaillierte Informationen, Programm, Anmeldung zu Workshops
1 Woche vorher: Reminder, letzte organisatorische Hinweise
Während des Events: Live-Updates, Fotodokumentation
1-2 Tage nach dem Event: Dank, erste Eindrücke
1 Woche nach dem Event: Ausführlicher Nachbericht, Dokumentation der Ergebnisse

Kommunikationskanäle:

E-Mail/Brief: Hauptinformationskanal für Eltern und Partner
Schulwebsite: Zentrale Informationsplattform, Vor- und Nachbereitung
Instagram/Facebook: Teaser, Einblicke, emotionale Aspekte, Interaktion
Lokale Presse: Gesellschaftliche Einordnung, Außenwirkung
Schulinterne Kommunikation: Aushänge, Durchsagen, digitales Schwarzes Brett

Prompt für Elterninformation:

Erstelle einen informativen und motivierenden Elternbrief für unseren Projekttag "Digitale Bildung und Medienkompetenz", der am 15. Mai an unserer Schule stattfindet. Der Brief soll sowohl die pädagogische Bedeutung als auch alle praktischen Informationen vermitteln.

Inhaltliche Komponenten:
1. Einleitung: Bedeutung von Medienkompetenz in der heutigen Bildungslandschaft
2. Vorstellung des Konzepts: Interaktiver Projekttag mit Workshops, Vorträgen und Mitmach-Stationen
3. Programm-Highlights:
   - Workshop "Sicher im Netz" mit der Expertin Frau Dr. Weber
   - Schüler-geleitete Stationen zu kreativen Apps und Tools
   - Podiumsdiskussion "Smartphone im Schulalltag - Fluch oder Segen?"
   - Virtual Reality Erfahrungsraum
4. Organisatorische Informationen:
   - Zeitrahmen: 8:30-15:00 Uhr
   - Normaler Schulbeginn und -schluss
   - Mittagessen in der Mensa wie gewohnt
   - Keine speziellen Materialien nötig außer Schreibzeug
5. Beteiligungsmöglichkeiten für Eltern:
   - Besucher-Zeitfenster von 14:00-15:00 Uhr
   - Möglichkeit, bei Bereitstellung von Berufserfahrung einen Workshop anzubieten
   - Feedback-Möglichkeit zum Thema über Online-Formular
6. Abschluss mit Handlungsaufforderung:
   - Rückmeldung zur Teilnahme am offenen Zeitfenster bis 8. Mai
   - Ansprechpartner bei Fragen

Stil und Tonalität:
- Wertschätzend und partnerschaftlich
- Fachlich fundiert, aber nicht zu akademisch
- Begeisternd, aber nicht werblich
- Praktisch und übersichtlich strukturiert

Formale Vorgaben:
- Länge: ca. 350-400 Wörter
- Mit Schullogo und -briefkopf
- Unterschrift der Schulleitung und des Projektteams
- Klares Layout mit Zwischenüberschriften

Der Brief soll deutlich machen, dass Medienkompetenz ein gemeinsames Anliegen von Schule und Elternhaus ist und dass der Projekttag ein wichtiger Baustein in unserer digitalen Bildungsstrategie darstellt.

Erstelle eine zusammenhängende Serie von 3 Social-Media-Posts für Instagram/Facebook zur Ankündigung unseres Projekttags "Digitale Bildung und Medienkompetenz" am 15. Mai. Die Posts sollen aufeinander aufbauen, Spannung erzeugen und wichtige Informationen vermitteln.

Allgemeine Anforderungen für alle Posts:
- Zielgruppe: Primär Schüler, sekundär Eltern und interessierte Öffentlichkeit
- Länge: Instagram-optimiert (max. 150 Wörter pro Post)
- Stil: Jugendlich-frisch, aber seriös; bildungsorientiert, aber nicht belehrend
- Mit passenden Hashtags (5-7 pro Post)
- Jeder Post soll einen Call-to-Action enthalten
- Alle Posts sollen unsere Kernbotschaft transportieren: "Medienkompetenz ist eine Schlüsselqualifikation für die Zukunft"

Post 1 - Teaser (10 Tage vor dem Event):
- Fokus: Neugier wecken, Save-the-Date
- Ungewöhnlicher Einstieg mit einer überraschenden Statistik oder Frage zur Mediennutzung
- Ankündigung des Events ohne zu viele Details
- Hinweis auf "mehr Infos in den kommenden Tagen"
- Call-to-Action: Kommentaraufforderung zu eigenen digitalen Skills

Post 2 - Programm-Highlights (5 Tage vor dem Event):
- Fokus: Konkrete Inhalte und Attraktionen
- Vorstellung von 3-4 Highlights des Tages
- Erwähnung externer Partner und Experten
- Fokus auf interaktive und innovative Elemente
- Call-to-Action: Aufforderung, bestimmte Workshops zu wählen/vorzumerken

Post 3 - Final Reminder (1 Tag vor dem Event):
- Fokus: Letzte Infos und Motivationsschub
- Praktische Infos zum Ablauf
- "Das erwartet euch morgen..."
- Ein exklusiver Einblick oder "Sneak Peek" eines besonderen Elements
- Call-to-Action: Aufforderung zum Teilen und Einladen anderer

Für jeden Post beschreibe bitte auch eine passende Bildidee, die wir umsetzen könnten. Die Bildsprache sollte modern, hell und positiv sein, ohne gängige Klischees der Digitalisierung (keine Nullen und Einsen, keine Roboterhände etc.).

Prompt für Pressemitteilung:

Erstelle eine professionelle Pressemitteilung für lokale Medien über unseren bevorstehenden Projekttag "Digitale Bildung und Medienkompetenz" am 15. Mai an der Privatschule Sonnenberg. Die Pressemitteilung soll journalistischen Standards entsprechen und das Event in einen breiteren gesellschaftlichen Kontext einordnen.

Struktur und Inhalt:
1. Überschrift: Prägnant und informativ (max. 80 Zeichen)
2. Unterzeile: Ergänzende Information zum Haupttitel (1 Satz)
3. Lead/Einleitung:
   - Kernfakten: Was, wann, wo, wer, warum
   - Einordnung in aktuelle Bildungsdiskussion (PISA-Studie zeigt Defizite bei digitalen Kompetenzen)
   - Anlass: Zunehmende Digitalisierung des Alltags und Notwendigkeit frühzeitiger Medienkompetenz

4. Hauptteil:
   - Kurzbeschreibung des Projekttags und seiner Ziele
   - Besondere Highlights und innovative Elemente:
     * Workshop zur kritischen Quellenprüfung im Internet
     * Hands-on-Stationen zu kreativen digitalen Tools
     * Virtual Reality im Bildungskontext
     * Podiumsdiskussion mit Expert:innen aus Bildung, IT-Sicherheit und Medienpsychologie
   - Einbindung unserer regionalen Kooperationspartner (Stadtbibliothek, lokales IT-Unternehmen "TechSolutions GmbH")

5. Zitate:
   - Schulleiter Dr. Michael Weber zur Bedeutung digitaler Kompetenz
   - IT-Experte und Partner Thomas Schmidt von TechSolutions GmbH zur Bedeutung frühzeitiger Medienkompetenz
   - Evtl. kurzes Statement einer Schülervertreterin

6. Hintergrundinformationen:
   - Kurz zur Digitalisierungsstrategie unserer Schule
   - Fakten zur steigenden Bedeutung von Medienkompetenz im Berufsleben
   - Verweis auf unsere langfristige Kooperation mit TechSolutions

7. Serviceteil:
   - Hinweis auf öffentliches Zeitfenster von 14-15 Uhr für interessierte Besucher
   - Kontaktdaten für Rückfragen
   - Verweis auf weitere Informationen auf der Schulwebsite

Formale Anforderungen:
- Gesamtlänge: 350-450 Wörter
- Journalistischer, sachlicher Stil
- Newsworthy Fokus: Was macht das Event berichtenswert?
- Vermeidung von Werbesprache und Superlativen
- Faktenbasiert mit konkreten Beispielen
- Berücksichtigung des Lokalfokus (warum ist das für die Region relevant?)

Die Pressemitteilung soll deutlich machen, dass unsere Schule eine Vorreiterrolle bei der Integration digitaler Bildung einnimmt, ohne dabei selbstlobend zu wirken.

Prompt für Nachbereitungsmaterialien:

Entwickle ein Konzept für verschiedene Nachbereitungsmaterialien zu unserem Projekttag "Digitale Bildung und Medienkompetenz", der am 15. Mai stattgefunden hat. Die Materialien sollen den Erfolg des Events dokumentieren, allen Beteiligten danken und das Thema nachhaltig in der Schulkommunikation verankern.

Erstelle Vorschläge für folgende Materialien:

1. Dankesschreiben an beteiligte Partner und Experten:
   - Persönliche Ansprache und Wertschätzung
   - Kurzes Feedback zum Erfolg ihres Beitrags
   - Konkrete positive Rückmeldungen von Teilnehmern
   - Ausblick auf mögliche zukünftige Zusammenarbeit
   - Länge: ca. 200-250 Wörter
   - Tonalität: Herzlich, wertschätzend, professionell

2. Nachbericht für die Schulwebsite:
   - Überschrift und Teaser, die den Erfolg des Events vermitteln
   - Zusammenfassung der Highlights und wichtigsten Erkenntnisse
   - Struktur mit Zwischenüberschriften für verschiedene Programmelemente
   - Einbindung von 2-3 Direkt-Zitaten von Teilnehmern (Schülern, Lehrern, Experten)
   - Zahlen und Fakten zum Event (Anzahl der Workshops, Teilnehmer etc.)
   - Bildkonzept: Welche Art von Fotos sollten den Bericht begleiten?
   - Länge: ca. 500-600 Wörter
   - Tonalität: Informativ, begeistert, aber sachlich

3. Social Media Content zur Dokumentation:
   - Konzept für eine Mini-Serie von 4-5 Posts
   - Unterschiedliche Fokuspunkte je Post (Überblick, Einzelaspekte, Teilnehmerstimmen, Lernergebnisse)
   - Format-Ideen: Carousel-Posts, kurze Video-Snippets, Zitate-Grafiken
   - Interaktionsförderung: Wie können wir Kommentare und Shares anregen?
   - Zeitplan für die Veröffentlichung
   - Tonalität: Lebendig, authentisch, gemeinschaftsorientiert

4. Konzept zur Verstetigung des Themas:
   - Vorschlag für eine regelmäßige Content-Reihe zum Thema Medienkompetenz
   - Mögliche Folgethemen und -aktivitäten
   - Integration der Projekttag-Ergebnisse in den regulären Unterricht
   - Idee für eine wiederkehrende Veranstaltung oder Format
   - Methoden zur Erfolgsmessung und Weiterentwicklung

Alle Materialien sollten:
- Eine einheitliche Bildsprache und Terminologie verwenden
- Die Kernbotschaften des Projekttags transportieren
- Unterschiedliche Zielgruppen berücksichtigen
- Authentisch und evidenzbasiert sein (keine Übertreibungen)
- Mit passenden Calls-to-Action versehen sein

KI kann bei diesen Herausforderungen unterstützen, indem sie:

Bei der Anpassung einheitlicher Kernbotschaften an verschiedene Zielgruppen und Kanäle hilft
Vorschläge für die zeitliche Koordination verschiedener Kommunikationsaktivitäten macht
Bei begrenzten Ressourcen die effiziente Erstellung verschiedener Kommunikationsmittel unterstützt
Bei der Entwicklung eines übergreifenden Kommunikationskonzepts hilft, das Konsistenz sicherstellt
Verschiedene Formulierungsvarianten für unterschiedliche Zwecke generiert